Není písemnost jako dokument
Právo není matematika, která si své pojmy a termíny definuje velmi přesně, a také jednoznačně. A tak se v oblasti práva můžeme setkat s tím, že se stejné věci říká různě. I s tím, že pod jedním pojmem si různé zákony představují něco jiného.
Platí to bohužel i pro to, co se elektronicky podepisuje asi nejčastěji, tedy pro elektronické dokumenty. Některé zákony je totiž označují jinak: například zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě místo o elektronickém dokumentu hovoří o dokumentu digitálním. To zákon č. 300/2008 Sb., podle kterého fungují naše datové schránky, zase místo o elektronickém dokumentu hovoří o dokumentu obsaženém v datové zprávě. Snad v představě, že jej není možné z oné datové zprávy vyjmout, aby mohl existovat i nadále a dalo se s ním pracovat samostatně, již bez původní datové zprávy.
Dohodněme se proto, že v tomto …..[tady doplnit, zda jde o kurz, text, knihu, web či něco jiného …] zůstaneme u termínu elektronický dokument , a položme si zajímavou otázku: co je jeho alternativou, resp. protipólem, či protikladem?
Intuitivně si asi odpovíme snadno: opakem elektronického dokumentu je „papírový" dokument, resp. dokument „na listu papíru". Podle toho také většina zákonů mluví o listinném dokumentu. Ale třeba již zmiňovaný zákon č. 499/2004 Sb., který místo o elektronickém dokumentu hovoří o digitálním dokumentu, označuje jeho protipól jako analogový dokument.
zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě
§ 2
Vymezení pojmů
Pro účely tohoto zákona se rozumí
e) dokumentem každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena,
Je „elektronické" alternativou k „písemnému" či „ústnímu"?
Tím ale terminologické problémy zdaleka nekončí. Některé naše zákony, a to spíše ty „již starší", vznikaly v době, kdy elektronizaci ještě nemusely brát v úvahu. Místo toho jen rozlišovaly, zda je nějaké relevantní sdělení či obsah - například žádost, smlouva, žaloba apod. - napsané (resp. vyjádřené písemně ), případně namluvené (resp. vyjádřené ústně ). A pokud to bylo napsané, bralo se jako samozřejmé, že je to napsané na papíru (na listech papíru). Protože psaní na hliněné destičky, zvířecí kůže či papyrus už přeci jen bylo překonané.
Přitom to, co je na nějakém listu papíru (coby nosiči, resp. substrátu) jednou napsáno, od něj již nejde nějak znovu oddělit a přenést někam jinam (na jiný list papíru). Tedy nějak vyjmout inkoust, „již vpitý" do původního listu papíru, a se zachováním všech jeho charakteristik (např. tvaru křivky vlastnoručního písma) jej nechat znovu vsáknout do jiného listu papíru. Důsledek je ten, že v představách lidí - i v terminologii práva - nosič (papír) i samotný obsah (sdělení) dlouho splývaly a nebylo třeba je vnímat (ani označovat) nějak samostatně. Proto se hovořilo buď o listině (jako o „něčem na listu papíru",či o písemnosti (jako o něčem, co je napsané), mezi kterými se moc nerozlišovalo - zatímco pojem dokument ještě nebyl zapotřebí.
Když pak ale časem nastoupila elektronizace, vznikla zajímavá otázka: jak se má právo k této nové možnosti postavit? Má být nově přibyvší „elektronické" alternativou k dosavadnímu „písemnému"? Tedy k tomu, co je napsané? A současně i alternativou k „ústnímu", neboli k tomu, co je namluvené?
Takto k tomu přistoupil například Správní řád (zákon č. 500/2004 Sb.), který ve svém §37 odst. 4 dodnes hovoří o tom, že „Podání je možno učinit písemně nebo ústně do protokolu anebo v elektronické podobě". Stejně tak tento zákon dodnes nepoužívá pojem dokument, a místo toho stále hovoří jen o listinách a písemnostech.
Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád
§ 37
Podání
…..
(4) Podání je možno učinit písemně nebo ústně do protokolu anebo v elektronické podobě.
Pokud by to ale skutečně mělo být tak, jak to dodnes říká Správní řád – tedy že „elektronické" je alternativou k „písemnému" i k „ústnímu" - pak by to vlastně znamenalo, že nic elektronického by nemělo být ani písemné (tj. napsané, resp., vyjádřené pomocí písmen, číslic a dalších znaků), ani ústní (namluvené). Pro „elektronické" by tak reálně zbývalo snad jen něco namalovaného (v grafickém editoru), zatímco textové editory, na kterých stále častěji píšeme své texty, by vlastně enbyly vůbec zapotřebí.
„Elektronické" je o podobě, „písemné" je o formě
Ve skutečnosti se „elektronické" a „písemné" vzájemně nevylučují, resp. nejsou to dvě vzájemně se vylučující alternativy (jak by vyplývalo např. ze Správního řádu, ale i z dalších našich zákonů). Mohou, a stále častěji existují souběžně (vedle sebe), protože se týkají různých aspektů sdělení či obsahu. Souvisí to s tím, že sdělení (či jiný obsah) dnes již nemusí být zachyceno jen na listech papíru – ale může být zachyceno i pomocí elektronických prostředků („elektronicky").
Musíme tedy rozlišovat mezi formou a podobou :
- forma se týká způsobu vyjádření nějakého sdělení či obsahu: zda je napsané (vyjádřené písemně, neboli pomocí znaků, číslic a dalších znaků), nebo zda je vyjádřeno ústně, případně namalováno (vyjádřené obrazem, který mnohdy „řekne více než tisíc slov"). Forma je tedy buď písemná, nebo ústní, případně obrazová atd.
- podoba se týká způsobu zachycení sdělení či obsahu: může být zachycené na listu papíru (pak hovoříme o listinné podobě), nebo elektronicky (pak hovoříme o elektronické podobě).
Takže správně postupují ty zákony, které požadují, aby něco (například konkrétní podání vůči orgánu veřejné moci) bylo písemné (tedy: v písemné formě, neboli napsané), a akceptují toto písemné podání buď v listinné podobě (tj. klasicky „na papíře"), nebo v elektronické podobě.
Zákon č. 99/1963 Sb. Občanský soudní řád
§ 42
(1) Podání je možno učinit písemně. Písemné podání se činí v listinné nebo elektronické podobě prostřednictvím veřejné datové sítě nebo telefaxem.
Proč potřebujeme dokument?
Jakmile právo akceptovalo možnost, že určitý obsah (sdělení, informace atd.) může mít různou formu a může být zachycen (zaznamenán) různými způsoby, tedy mít i různou podobu, vyvstala potřeba jej vhodně pojmenovat.
Proto byl zaveden pojem dokument , jako obecné vyjádření pro jakýkoli obsah, informace či sdělení - a hlavně ještě bez jakékoli presumpce ohledně formy a podoby. Konkrétní formu a podobu dokumentu pak vyjadřujeme pomocí přívlastků.
Proto rozlišujeme:
- písemný dokument , resp. dokument v písemné formě – což je takový dokument, jehož obsah je napsaný, neboli vyjádřený pomocí písma (písmen, číslic, dalších znaků) – ale ještě to nic nevypovídá o způsobu zachycení příslušného obsahu (tedy zda jde o listinný dokument či elektronický dokument).
- alternativou k písemnému dokumentu je například zvukový dokument či hlasový dokument ( dokument ve zvukové formě ), či obrazový dokument ( dokument v obrazové formě ), nebo video dokument ( dokument ve formě videa ) atd.
- listinný dokument , resp. dokument v listinné podobě – což je takový dokument, jehož obsah je zachycen na listech papíru. Může přitom jít jak o obsah napsaný, resp. v písemné formě, a stejně tak třeba o obsah namalovaný (ve formě statického obrazu). Asi ne o obsah ve formě živého obrazu (protože ten nejde na listy papíru jednoduše zachytit), ani o obsah zvukový/hlasový (ten by musel někdo přepsat do písemné formy, případně by bylo nutné k témuž účelu využít rozpoznávání řeči).
- alternativou k listinnému dokumentu je elektronický dokument , resp. dokument v elektronické podobě – což je takový dokument, který je zachycen pomocí elektronických prostředků, a typicky ukládaný jako soubor určitého typu (například PDF).
Co se elektronicky podepisuje? Co znamená konverze?
Po této malé exkurzi již snad je jasné, že:
- podepisovat vlastní rukou (resp. opatřovat vlastnoručním podpisem) lze výhradně listinné dokumenty, zatímco
- podepisovat (či pečetit) elektronicky lze výhradně elektronické dokumenty
Stejně tak si řekněme, že konverze je změna podoby, ale nikoli formy: písemný dokument při konverzi nemění formu (zůstává i nadále písemným dokumentem), ale mění se jeho podoba: z listinné do elektronické, resp. naopak.
Na tom nic nemění ani skutečnost, že zákon č. 300/2008 Sb. používá jinou terminologii (viz výše), a místo o elektronickém dokumentu (dokumentu v elektronické podobě) hovoří o dokumentu obsaženém v datové zprávě. Proto také konverzi chápe jako převod mezi listinnými dokumenty a dokumenty obsaženými v datové zprávě.
Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
§ 22
Konverze
(1) Konverzí se rozumí
a) úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru (dále jen „dokument obsažený v datové zprávě") způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky o provedení konverze (dále jen „doložka"), nebo
b) úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky.
V reálné praxi se naštěstí používá obvyklejší terminologie a konvertují se listinné dokumenty na elektronické a naopak.
Zdůrazněme si ještě jednou, že konverze se týká změny podoby (listinné vs. elektronické), ale nikoli formy. Ta při konverzi zůstává stále stejnou (obvykle: písemnou). Pokud bychom chtěli měnit formu (například z ústní na písemnou), jednalo by se spíše o „ruční" přepis (prováděný člověkem), případně o „strojové" rozpoznávání řeči (prováděné programem). Jiné změny formy pak moc do úvahy nepřipadají. Například: jak by se převedl obrazový či video dokument do písemné formy? Snad jen že by někdo (člověk) okomentoval, co na statickém či živém obrázku vidí.
Je správně „elektronické", nebo „digitální"?
Když už jsme u správné a nesprávné terminologie, zastavme se ještě u další zajímavé otázky: je vůbec správné mluvit o elektronických dokumentech a elektronických podpisech – jak činí celá naše národní (i unijní) právní úprava (s výjimkou zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě)?
Ukažme si to na příkladu hlasového dokumentu, neboli dokumentu v hlasové formě: jeho obsah je namluvený, ale na listech papíru ho zachytit dost dobře nemůžeme (museli bychom provést přepis, tedy převod do písemné formy, a teprve ten pak již snadno zachytíme na listech papíru, neboli v listinné podobě).
Obsah, pronášený ústně, se nejčastěji zachycuje na nějaké záznamové zařízení. Dnes si snad ještě vzpomeneme na staré magnetofony, se záznamem na pásku či kazetu – i to byly elektronické prostředky, a tak i zde můžeme právem hovořit o elektronické podobě. Jenže jsou to analogové elektronické prostředky, stejně jako dřívější televize či rádio, schopné reprodukovat takto (analogově) elektronicky zachycený hlas. Jinými slovy: „elektronické" může dodnes být i „analogové".
Když ale dnes používáme přívlastek „elektronický", ať již v souvislosti s dokumenty či podpisy, máme tím obvykle na mysli něco jiného: že jde o data. Tedy o něco, co je tvořeno z nul a jedniček, a tedy z číslic – a co bychom tedy správně měli označovat jako „číslicové", či obvykleji (z angličtiny) jako „digitální".
Ostatně, i ta nejobecnější definice elektronického podpisu z nařízení eIDAS (tzv. prostého elektronického podpisu) zní tak, že v první řadě jde o data, a tedy o ony nuly a jedničky. A teprve druhotně se mluví o tom, že by tyto nuly a jedničky (data) měly být zachyceny (zaznamenány) v elektronické podobě.
„elektronickým podpisem" [se rozum í] data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena a která podepisující osoba používá k podepsání;
Mimochodem, pro dokreslení rozdílu mezi „digitálním" (daty) a „elektronickým": v právě ocitované definici je omezení dat (nul a jedniček) na elektronickou podobu zbytečné. Protože stejně tak bychom ony nuly a jedničky (ona data, představující podpis) mohli napsat na papír. Nebo zaznamenat mechanicky (pokud bychom ještě někde našli staré děrné štítky či pásky), případně magneticky či opticky. Sice by to nebylo šikovné ani praktické – ale určitě možné.
Obdobně je tomu s dokumenty: sice mluvíme o elektronických dokumentech, ale máme tím na mysli dokumenty „z nul a jedniček" – které díky tomu můžeme digitálně (jako nuly a jedničky) zpracovávat. Tedy například upravovat v textových editorech, nahrávat (jako soubory) na nejrůznější úložiště či média, kopírovat je, mazat atd.
Blíže věcně správně terminologii tak vlastně je již zmiňovaný zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, který místo o elektronických dokumentech hovoří o dokumentech digitálních. Jenže zase jde proti zbytku legislativní terminologie v tom, že jejich protipól označuje jako analogové dokumenty (zatímco ostatní zákony hovoří o listinných dokumentech, resp. o dokumentech v listinné podobě).
Zde …. v tomto textu/kurzu/webu …. zůstaneme u nejrozšířenější terminologie a budeme mluvit o listinných dokumentech a dokumentech elektronických.
Elektronický podpis, nebo digitální podpis?
Stejně tak se přidržíme pojmu „elektronický podpis", i když věcně správnější by bylo používání přívlastku „digitální" – když máme na mysli podpis „jako data", tvořený z nul a jedniček.
Pravdou je, že v odborné literatuře se někde lze setkat i s pojmem digitální podpis – a to pro označení takovéto podpisu „z nul a jedniček", který vzniká výpočtem, založeným na algoritmech a technikám asymetrické kryptografie. V terminologii, používané v rámci naší (a unijní) právní úpravy to odpovídá takovým podpisům, které se označují přívlastkem „zaručené". Tedy zaručeným elektronickým podpisům , které některé prameny literatury označují jako digitální podpisy.
Mimochodem, v USA tamní legislativa používá oba pojmy: tomu, čemu u nás říkáme zaručený elektronický podpis (případně uznávaný elektronický podpis či kvalifikovaný podpis), v USA říkají digitální podpis ( digital signature ). A teprve zbytku (kterému u nás říkáme prostý elektronický podpis) v zámoří říkají elektronický podpis ( electronic signature ).